Les organisations traitent d’énormes quantités d’informations : processus, flux de travail, politiques, contrats, données clients, et j’en passe.
Sans un système approprié, ces informations peuvent transformer votre entreprise en chaos.
C’est pourquoi les organisations doivent adopter une solide plateforme de gestion de documents qui les aide non seulement à stocker leurs documents, mais aussi à les catégoriser d’une manière qui correspond à leurs objectifs stratégiques globaux.
Nous couvrirons tout ce que vous devez savoir pour choisir et mettre en œuvre le système qui vous convient, en commençant par les bases.
Qu’est-ce que la gestion de documents en ligne ?
La gestion documentaire est le processus stratégique consistant à utiliser un logiciel pour stocker, catégoriser, hiérarchiser et distribuer vos informations internes et externes afin d’atteindre un objectif particulier.
La gestion des documents n’est pas nouvelle, mais les plateformes documentaires avancées et l’IA ont révolutionné la façon dont les organisations abordent ce processus.
En transformant les documents papier en format numérique, vous êtes en mesure d’économiser de l’espace de stockage, de trouver des documents plus rapidement, et de sauvegarder et d’organiser vos informations plus efficacement.
Par exemple, disons que vous êtes une organisation comptant 100 000 clients.
Imaginons également qu’un de ces clients demande un remboursement. Comment trouver ce profil d’utilisateur spécifique pour effectuer le remboursement sur le bon compte ?
Vous pourriez rechercher manuellement dans des milliers de documents dans des classeurs, mais cela prendrait des lustres.
Une plateforme de gestion de documents pourrait vous aider à repérer ces informations en quelques clics, quels que soient les types de fichiers ou si votre équipe effectue des recherches sur ses appareils mobiles.
C’est un exemple simple, bien sûr, mais il explique le problème de la gestion des documents de manière traditionnelle et montre pourquoi l’adoption d’un système de gestion de documents pour rationaliser le partage et la collaboration sur les fichiers est une nécessité pour les organisations modernes.
5 caractéristiques essentielles des logiciels de gestion de documents en ligne
Alors, au lieu de vous donner une énorme liste de différentes plateformes, couvrons les caractéristiques essentielles de la gestion documentaire en ligne :
1. Stockage en nuage
Pour gérer des documents électroniques, vous avez besoin d’un endroit où les stocker et les organiser numériquement – l’une des raisons pour lesquelles les services d’infrastructure en nuage ont représenté 130 milliards d’euros l’année dernière.
Pour déplacer efficacement votre gestion de documents en ligne, il est important de trouver une plateforme qui offre de puissantes fonctionnalités de stockage en nuage.
2. Journaux d’activité
Pour améliorer votre gouvernance de l’information et vous assurer que seules les bonnes personnes peuvent accéder à vos données, vous avez besoin d’un moyen de visualiser l’historique de vos documents.
3. Automatisations
La gestion des documents en ligne peut être difficile, car elle implique plusieurs tâches et processus qui peuvent être répétitifs.
En fait, des études révèlent que 3 activités sur 10 peuvent être entièrement automatisées dans 60 % de toutes les professions.
La gestion des documents électroniques est certainement l’une de ces activités.
Cela vous donne suffisamment de flexibilité et des combinaisons infinies pour automatiser même les processus les plus complexes
Par exemple, vous pourriez construire une automatisation pour que chaque fois qu’un membre de l’équipe crée un document, vous envoyiez un e-mail au chef d’équipe.
En plus de cela, vous pourriez définir une autre automatisation pour attribuer un projet spécifique à un membre de l’équipe chaque fois qu’une nouvelle tâche est créée.
Vous pourriez même automatiser votre flux d’approbation pour accélérer votre travail et vous assurer que chaque document répond à vos normes de qualité.
Et ce ne sont là que quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec les fonctionnalités d’automatisation de monday.com.
4. Un espace de travail centralisé
La gestion des documents est une pratique collaborative.
Puisque toute l’organisation doit être impliquée dans le processus, vous avez besoin d’une plateforme qui centralise toute votre communication en un seul endroit.
De cette façon, toute partie prenante concernée peut être au courant des informations cruciales et résoudre les problèmes plus efficacement.
C’est l’une des principales raisons pour lesquelles près de 72% des professionnels du monde des affaires prévoient d’investir davantage dans un logiciel de collaboration documentaire virtuelle. Poursuivez votre lecture avec un article sur arkevia en suivant le lien, cliquez ici pour plus d’informations
5. Sécurité
Déplacer votre gestion documentaire en ligne comporte certains risques.
Puisque toutes vos informations confidentielles sont stockées dans le cloud, les concurrents et les pirates peuvent accéder à vos documents plus facilement.
C’est pourquoi vous avez besoin d’une plateforme qui répond aux normes de sécurité les plus strictes et qui offre des fonctionnalités solides pour protéger vos informations.
